Calculer votre remboursement de frais de conduite selon Revenu Québec

Dans cet article, nous vous présentons des calculs simples fondés sur les taux de l’allocation pour l’utilisation d’une automobile de Revenu Québec de 2024, ils vous aideront à déterminer le montant du remboursement de vos frais de conduite. Si vous souhaitez calculer le montant du remboursement de vos frais de conduite de l’an dernier, assurez-vous d’utiliser les taux de l’allocation pour l’utilisation d’une automobile de 2024.

Pour de plus amples informations, consultez les taux par kilomètre de 2024 fixés par Revenu Québec pour le Canada. Vous pouvez vous servir de ces taux pour calculer le montant de votre remboursement et de vos déductions relatifs à vos frais de conduite professionnelle pour l’année 2024.

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Si vous êtes un employé, votre entreprise peut utiliser un taux différent de celui que nous utilisons dans cet article. Elle peut également adopter différentes politiques de remboursement des frais de conduite. Consultez notre guide pour les employés pour en savoir plus.

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Comment calculer votre kilométrage professionnel au Canada

Pour les deux exemples suivants, supposons que vous avez utilisé votre véhicule personnel dans le cadre de votre activité professionnelle en 2023 et que votre entreprise utilise les taux de l’allocation pour l’utilisation d’une automobile de Revenu Québec pour déterminer le montant qui peut vous être remboursé.

Exemple 1 :

Vous devez calculer le nombre de kilomètres parcourus dans le cadre de votre travail et vous avez consigné toutes les informations relatives à ces déplacements au cours du dernier mois : ces informations indiquent que vous avez parcouru 175 kilomètres dans le cadre de votre travail. Le taux par kilomètre standard de 2023 s’élève à 68 centimes par kilomètre. Pour déterminer le montant du remboursement de vos frais de conduite, vous devez multiplier le nombre de kilomètres parcourus par ce taux :

[km] x [taux], soit 175 km x 0,70 $ = 122.5 $

Exemple 2 :

Vous avez consigné votre kilométrage de l’année jusqu’à ce jour : vous avez parcouru 5 700 kilomètres dans le cadre de votre travail. Le taux par kilomètre standard s’élève à 68 centimes par kilomètre pour les 5 000 premiers kilomètres parcourus et à 62 centimes par kilomètre additionnel. La formule est la suivante :

[5 000 km] x [taux 1] + [km additionnel] x [taux 2], soit :

5 000 x 0,70 $ = 3 500 $, plus

700 x 0,64 $ = 448 $, pour un remboursement total de 3 948 $.

Calculer les déductions sur les frais de conduite selon Revenu Québec

Vous pouvez déduire des frais de conduite raisonnables si vous avez conservé les reçus pour appuyer votre demande. Les frais qui entrent en compte dans votre demande de déduction incluent les frais de licence et d’immatriculation, les frais de carburant, ou d’électricité pour les véhicules zéro émission, ainsi que vos frais d’assurance, les intérêts sur un prêt automobile et les frais de maintenance, de réparation et de location. Pour calculer le montant du remboursement de vos frais de conduite à l’aide d’un journal de bord, vous devez tout d’abord décider de la méthode de suivi à appliquer :

• La méthode de tenue complète d’un journal de bord
• La méthode de tenue simplifiée d’un journal de bord

La méthode de tenue complète d’un journal de bord

Si vous utilisez la méthode complète, vous devez consigner chaque kilomètre parcouru en précisant si vous les avez parcourus à des fins personnelles ou professionnelles. 

Pour chaque voyage entrant dans la catégorie professionnelle, vous devez noter les informations suivantes :

• La date
• La destination
• Le but
• Le nombre de kilomètres parcourus

Vous devez également faire le relevé votre compteur kilométrique au début et à la fin de l’année (ou de l’exercice fiscal). En outre, si vous changez de véhicule au cours de l’année, vous devez indiquer les dates auxquelles vous avez changé de véhicule ainsi que le relevé du compteur kilométrique au moment du changement.

Selon Revenu Québec, les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule à moteur ne peuvent être déduites que si elles sont raisonnables et que vous disposez des reçus pour les appuyer. Les frais déductibles comprennent :

• Les coûts de licence et d’enregistrement
• Le carburant
• L’électricité (pour les véhicules zéro émission)
• Les assurances
• L’entretien et les réparations
• Les coûts de location
• Les intérêts sur les sommes empruntées pour acheter le véhicule à moteur

Enfin, si vous utilisez plus d’un véhicule à des fins professionnelles, n’oubliez pas d’indiquer séparément les kilomètres parcourus et de noter les frais encourus pour chacun d’entre eux. Vous devez calculer le montant de votre déduction pour chaque véhicule séparément.

Jetons à présent un coup d’œil à l’exemple de calcul suivant, qui illustre comment calculer le montant du remboursement de vos frais de conduite que vous pouvez réclamé auprès de Revenu Québec selon la méthode de tenue complète d’un journal de bord.

Exemple : au cours de cette année, vous avez enregistré un total de 12 000 kilomètres parcours, dont 8 000 dans le cadre d’une activité professionnelle, et vous avez encouru des frais liés à l’utilisation d’une automobile s’élevant à 4 000 $. Pour calculer le montant de votre déduction, vous devez multiplier vos frais par le pourcentage d’utilisation professionnelle de votre véhicule :

([km professionels] / [total de km]) x [dépenses], soit :

([8 000 km] / [12 000 km]) x 4 000 $ = 0,75 x 4 000 $, pour une déduction totale de 3 000 $.

La méthode de tenue simplifiée d’un journal de bord

Dès que vous avez consigné un total de 12 mois de conduite (tant professionnelle que personnelle) dans un journal de bord, vous pouvez utiliser ces informations pour établir une année de référence pour l’utilisation professionnelle de votre véhicule.

Une fois cette année de référence établie, vous pouvez alors utiliser un échantillon de trois mois de l’année en cours pour prévoir l’utilisation professionnelle de votre véhicule de l’ensemble de l’année.

Notez que des restrictions s’appliquent : l’utilisation professionnelle calculée pour la période d’échantillon doit correspondre à 10 % près à l’utilisation professionnelle de l’année de référence. Si l’utilisation professionnelle de la période d’échantillon diffère de plus de 10 % par rapport à celle de l’année de référence, la période d’échantillon du journal de bord ne sera fiable que pour les trois moins de conduite que vous avez consignés et vous devrez calculer la part d’utilisation professionnelle de votre véhicule pour le reste de l’année en consigner à nouveau l’ensemble de vos déplacements.

La formule que Revenu Québec exige pour calculer l’utilisation professionnelle de votre véhicule sur une année selon la méthode de tenue simplifiée d’un journal de bord est la suivante :

(% de la période d’échantillon de l’année ÷ % de la période de l’année de référence) × % de l’année de référence = part d’utilisation professionnelle annuelle.

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Exemple 1 :

Jenny a complété un journal de bord pour l’ensemble de l’année 2020, qui indiquait que le pourcentage d’utilisation professionnelle de son véhicule chaque trimestre s’élevait à, respectivement, 48 %, 53 %, 61 % et 35 %, avec une utilisation professionnelle annuelle moyenne de 49 %. De janvier à mars 2021, elle a tenu un échantillon de journal de bord indiquant que la part de son utilisation professionnelle s’élevait à 57 %. Pour la même période lors de son année de référence, la part de son utilisation professionnelle s’élevait à 48 %. L’utilisation professionnelle annuelle est calculée comme suit :

(% de la période d’échantillon de l’année ÷ % de la période de l’année de référence) × % de l’année de référence = part d’utilisation professionnelle annuelle

(57 % ÷ 48 %) × 49 % = 58 %

Dans ce cas, son échantillon de journal de bord serait accepté pour l’année, avec une utilisation professionnelle annuelle de 58 %, soit dans la marge des 10 % de la part d’utilisation professionnelle calculée lors de son année de référence, qui est de 49 %.

Exemple 2 :

Steve a complété un journal de bord pour 2019, indiquant que la part d’utilisation professionnelle de son véhicule chaque trimestre s’élevait à, respectivement, 34 %, 35 %, 36 % et 35 %, avec une utilisation professionnelle annuelle moyenne de 35 %. En 2020, son utilisation correspondait aux pourcentages de 2019, mais de janvier à mars 2021, ses besoins professionnels ont augmenté et sa part d’utilisation professionnelle est passée à 60 %. En comparant ce pourcentage à celui de son année de référence pour la même période, soit de janvier à mars 2019, qui était de 34 %, sa part d’utilisation professionnelle de son véhicule est calculée comme suit : 

(% de la période d’échantillon de l’année ÷ % de la période de l’année de référence) × % de l’année de référence = part d’utilisation professionnelle annuelle

(60 % ÷ 34 %) × 35 % = 62 %

Comme vous pouvez le constater, l’utilisation professionnelle de Steve est supérieure à celle de son année de référence. Par conséquent, son année de référence ne sera plus appropriée et Steve devrait envisager de créer une nouvelle année de référence en tenant un nouveau journal de bord pour une période de 12 mois.

Déterminer le montant du remboursement des frais de conduite auquel vous pouvez prétendre

Pour calculer le montant du remboursement de vos frais de conduite selon l’une ou l’autre méthode de tenue de journal de bord, vous devez connaître la part d’utilisation professionnelle de vos frais de conduite. Voici un exemple simple :

À la fin de l’année fiscale, votre journal de bord indique un total de 35 000 kilomètres parcourus. Sur ces 35 000 kilomètres, 80 % ont été parcourus à des fins professionnelles.

Après avoir ajouté l’ensemble des de vos frais de conduite pour cette année à partir des reçus et des factures que vous avez conservés, le montant total de vos frais de conduite s’élève à 10 000 dollars pour l’année fiscale. Calculez le montant du remboursement de vos frais de conduite comme suit :

[Frais de conduite] x [% de l’utilisation professionnelle] = [déduction]

10 000 $ x 80 % = 8 000 $

Vous pouvez demander un remboursement de vos frais de conduite pour plus d’une voiture. Vous devrez tenir un journal de bord distinct pour chaque véhicule et conserver les reçus et les factures séparément pour chacun d’entre eux.