Remboursement des frais de conduite pour les employés au Canada

Si vous êtes un travailleur salarié au Canada, votre employeur peut vous rembourser les frais de conduite encourus dans le cadre de votre travail. Si votre employeur ne vous propose pas de remboursement, vous pourriez également profiter d’une déduction fiscale chaque année.

Ce guide s’adresse aux personnes qui souhaitent en savoir plus sur le remboursement des frais de conduite dont peuvent profiter les travailleurs salariés au Canada. Nous avons rédigé des guides distincts pour les propriétaires d’entreprise et les travailleurs autonomes.

Ne manquez jamais un voyage. Grâce à l’application de suivi du kilométrage de Driversnote, vous disposez de l’outil idéal pour vous assurer que chaque kilomètre parcouru dans le cadre de votre travail est dûment enregistré. 

Les règles du remboursement des frais de conduite pour les employés

Bien que Revenu Québec établit quelques règles de base pour le remboursement des frais de conduite des employés dans le cadre d’une allocation pour l’utilisation d’une automobile, les employeurs sont libres de fixer leurs propres règles et restrictions en fonction de ce qu’ils remboursent ou couvrent avec cette allocation. Voici des informations pratiques à garder à l’esprit :

Si vous utilisez votre propre véhicule (y compris un véhicule loué), vous pouvez demander un remboursement de tous vos frais de déplacement liés à votre travail auprès de votre employeur ou dans votre déclaration fiscale.

Si le moyen de transport que vous utilisez est partiellement privé, vous ne pouvez demander un remboursement que pour les frais liés à l’utilisation professionnelle de votre automobile.

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Les frais de conduite pour lesquels vous pouvez recevoir un remboursement en tant que salarié

Vous pouvez demander un remboursement de vos frais liés à votre voiture personnelle si vous utilisez cette dernière dans le cadre de vos activités professionnelles. Voici quelques exemples de déplacements professionnels :

• Assister à des réunions ou à des conférences tenues en dehors de votre lieu de travail habituel
• Récupérer des fournitures ou livrer des articles
• Se déplacer de votre lieu de travail habituel ou de votre domicile vers une autre lieu de travail (par exemple, le bureau ou le lieu de travail d’un client)

En règle générale, les déplacements de votre domicile à votre lieu de travail ne sont pas inclus dans le remboursement des frais de conduite au Canada.

Les taux de l’allocation pour l’utilisation d’une automobile de Revenu Québec

Les taux de l’allocation pour l’utilisation d’une automobile de Revenu Québec pour 2024 s'élèvent à :

• 70 centimes par kilomètre pour les 5 000 premiers kilomètres parcourus
• 64 centimes par kilomètre additionnel

Les Territoires du Nord-Ouest, le Yukon et le Nunavut reçoivent 4 centimes de plus par kilomètre.

Votre employeur devrait vous indiquer s’il utilise les taux officiels de Revenu Québec ou des taux différents pour le remboursement de vos frais de conduite.

Notez que si vous recevez un remboursement à un taux supérieur au taux de l’allocation pour l’utilisation d’une automobile fixé par Revenu Québec, vous êtes susceptible de payer des contributions au régime de pensions, à un régime d’assurance et aux impôts sur le revenu pour cette allocation.

Comment recevoir un remboursement de vos frais de conduite auprès de votre employeur

Tout dépend de la propriété de votre véhicule.

Vous possédez ou vous louez le véhicule

Si vous possédez ou louez le véhicule que vous conduisez dans le cadre de votre activité professionnelle, les employeurs utilisent généralement le taux de Revenu Québec pour les déplacements professionnels plutôt que de vous demander à enregistrer toutes vos dépenses.

Ainsi, vous ne devrez communiquer que les frais supplémentaires, soit les frais de stationnement et les péages, plutôt que l’ensemble des frais d’utilisation de votre véhicule.

Enfin, à moins que votre entreprise ne l’interdise, rien ne vous empêche de conduire plusieurs voitures. Il vous suffit d’enregistrer le kilométrage de chaque véhicule séparément.

Le véhicule est fourni par votre employeur

Si vous conduisez une voiture appartenant à votre employeur, vous pourriez profiter du remboursement des frais de son utilisation et de son entretien dans le cadre de votre activité professionnelle, ce qui comprend l’essence, le stationnement, les frais et les péages, tant que vous payez ces frais vous-mêmes. 

En règle générale, vous ne recevrez pas de remboursement aux taux d'allocation pour l’utilisation d'une automobile, car ce taux concerne les personnes propriétaires de leur véhicule. Assurez-vous de consigner toutes vos dépenses liées à votre travail, car la plupart des employeurs demanderont des reçus et des factures à leurs salariés.

Les documents que vous devez conserver pour profiter de votre allocation

Si vous demandez une allocation pour l’utilisation d’un véhicule à moteur auprès de votre employeur, ce dernier vous partagera ses exigences et ses règles. Mais en général, vous devrez prouver à votre employeur que vous avez bien parcouru les kilomètres pour lesquels vous demandez un remboursement. Les méthodes de suivi du kilométrage professionnel passent généralement par une application mobile de journal de bord, des journaux de bord physique ou encore des feuilles de calcul.

Pour tous vos voyages d’affaires, vous devrez généralement consigner les informations suivantes :

• La date
• La destination
• Le but
• Le nombre de kilomètres parcourus

Les méthodes les plus simples pour consigner vos déplacements

La plupart des entreprises canadiennes utilisent la méthode du stylo et du papier : elles consignent manuellement chaque détail de leurs déplacements. Cependant, si vous souhaitez gagner du temps et vous assurer de n'oublier aucune information pour obtenir votre remboursement, nous vous recommandons d'utiliser une application de suivi du kilométrage.

Les applications peuvent suivre automatiquement vos kilomètres parcourus et consigner l'ensemble des informations nécessaires pour vous. Vous serez alors en mesure de fournir des informations cohérentes et correctes à votre employeur.

Le remboursement de vos frais de conduite est-il imposable ?

Cela dépend de la façon dont votre employeur traite votre demande. 

1. Si votre employeur prévoit une allocation pour l'utilisation d'une automobile au taux normal pour l'année concernée, il ne sera pas imposable.
2. Si votre employeur fournit un remboursement à un taux supérieur au taux par kilomètre de Revenu Québec, il sera considéré comme un avantage et par conséquent imposable sur votre revenu.
3. Si votre employeur rembourse vos dépenses spécifiques, celles-ci seront imposées (mais vous pouvez demander une déduction dans votre déclaration fiscale).
4. Si votre entreprise vous rembourse certaines dépenses non imposables liées à l’utilisation d’une voiture, vous ne pouvez pas les déduire parce que vous n’avez pas payé d’impôt sur celles-ci.