Exigences de Revenu Québec relatives aux journaux de bord

En fonction de votre situation, vous devez peut-être suivre des critères spécifiques concernant le suivi de votre conduite professionnelle sous la forme d'un journal de bord.

Votre employeur peut préciser les documents dont il a besoin et si vous demandez une déduction fiscale pour l’utilisation professionnelle de votre voiture, vous devrez également suivre les exigences de Revenu Québec à ce sujet.

Dans cet article, nous examinons les différentes exigences en fonction de la méthode de suivi que vous choisissez.

Vous vous demandez si vous avez correctement effectué le suivi de votre kilométrage ? En utilisant Driversnote pour faire le suivi de votre kilométrage, vos déplacements sont automatiquement consignés selon les préférences de Revenu Québec. 

Exigences relatives au suivi du kilométrage pour demander un remboursement des frais de conduite auprès d'un employeur

Le remboursement des frais de conduite versé par les employeurs se fonde généralement sur le taux de l'allocation pour l'utilisation d'un véhicule, qui est fixé par Revenu Québec. Ce taux par kilomètre est une indemnité relative à la propriété et à l'utilisation de votre véhicule dans le cadre de votre activité professionnelle.

Bien qu'il n'existe pas d'obligation officielle relative au suivi du kilométrage que vous devez fournir à votre employeur, la plupart des entreprises demandent des preuves pour appuyer votre demande de remboursement. Ces preuves se présentent généralement sous la forme d’un journal de suivi du kilométrage. Vous devrez consigner quelques détails relatifs à votre conduite professionnelle, comme la date, la destination et l’objectif de chaque déplacement ainsi que le nombre de kilomètres parcourus. Gardez à l’esprit que votre employeur peut vous demander de consigner davantage de détails dans votre journal de bord, comme un relevé de votre compteur kilométrique, l’heure ou tout autre élément.

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Les exigences relatives au journal de bord dans le cadre d’une demande de remboursement des frais de conduite auprès de Revenu Québec

Vous devrez également tenir un journal de suivi du kilométrage pour tous vos déplacements, mais aussi les reçus et les factures de tous les frais encourus au cours de l’année. Deux méthodes vous permettent de demander un remboursement de vos frais de conduite auprès de Revenu Québec : la méthode de tenue complète d’un journal de bord et la méthode de tenue simplifiée. Revenu Québec a des exigences spécifiques concernant les informations à consigner dans votre journal de bord si vous demandez une déduction fiscale sur vos frais de conduite.

Les exigences relatives au journal de suivi de kilométrage de Revenu Québec pour les différentes méthodes de tenue de journal de bord

Pour chaque déplacement effectué avec votre véhicule personnel, vous devrez consigner les informations suivantes dans votre journal de suivi du kilométrage :

• La date
• La destination
• L’objectif
• Les kilomètres parcourus

Vous devez également inclure un relevé de votre compteur kilométrique au début et à la fin de l’année dans votre journal de suivi du kilométrage pour Revenu Québec.

Notez que si vous utilisez votre véhicule à la fois à des fins professionnelles et personnelles, vous devez consigner l’ensemble de vos déplacements et non pas vos déplacement professionnels uniquement.

En plus de votre journal de bord, vous devrez également fournir l’ensemble des reçus et des factures de tous les frais de conduites que vous avez encourus au cours de l’année, notamment :

• Les coûts de licence et d’enregistrement
• Le carburant
• L’électricité (pour les véhicules zéro émission)
• Les assurances
• L’entretien et les réparations
• Les coûts de location
• Les intérêts sur les sommes empruntées pour acheter le véhicule à moteur

Enfin, si vous utilisez plus d’un véhicule à des fins professionnelles, n’oubliez pas d’indiquer séparément les kilomètres parcourus et de noter les frais encourus pour chacun d’entre eux. En résumé, vous devez calculer séparément votre déduction pour chaque véhicule afin dobtenir un remboursement adéquat de vos frais de conduite.

La méthode de tenue complète ou simplifiée de votre journal de bord

Les exigences de Revenu Québec relatives à la tenue de votre journal de bord sont les mêmes quelle que soit la méthode que vous choisissez. La différence des deux méthodes repose sur la manière dont vous consignez votre journal de suivi.

La méthode de tenue complète exige que vous consigniez vos déplacements chaque année afin de demander une déduction sur vos frais de conduite.

La méthode de tenue simplifiée vous permet d’établir une année de référence, que vous pouvez utiliser comme échantillon pour les années suivantes. Dès que vous avez consigné un total de 12 mois de conduite (tant professionnelle que personnelle) dans un journal de bord, vous pouvez utiliser ces informations pour établir une année de référence pour l’utilisation professionnel de votre véhicule. Une fois cette année de référence établie, vous pouvez alors utiliser un échantillon de trois mois de l’année en cours pour prévoir l’utilisation professionnelle de votre véhicule de l’ensemble de l’année.

Les formats de journal de suivi du kilométrage de Revenu Québec

Papier, journal, livre de compte, feuille de calcul, fichiers CSV, fichiers PDF et fichiers XLSX (Microsoft Excel) sont tous acceptés par Revenu Québec. En d’autres termes, la présentation n’a pas d’importance tant que les bonnes informations sont présentes.

Votre employeur devrait vous indiquer quels sont les documents et les formulaires dont il a besoin pour cette procédure.

Vous trouverez des journaux de bord papier dans n’importe quel kioske à journaux et ces derniers sont tous appropriés, à condition que vous renseigniez toutes les informations requise au début et à la fin de chacun de vos déplacements. 

Si vous préférez opter pour une solution automatique, une application de tenue de journal de suivi du kilométrage automatique peut vous aider à consigner tout ce dont vous avez besoin pour demander un remboursement de vos frais de conduite auprès de Revenu Québec ou de votre employeur.