Travailleurs autonomes : déduction des frais de véhicule auprès de RQ

Dans cet article, nous allons découvrir les règles à suivre pour profiter de déductions fiscales en ce qui concerne les dépenses relatives à l’utilisation d’un véhicule dans le cadre d’une activité professionnelle en tant que travailleur autonome au Canada. Nous allons également expliquer comment calculer et faire le suivi des kilomètres déductibles d’impôt et des autres dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule.

Si vous êtes un employeur et que vous souhaitez découvrir les règles qui régissent le remboursement de vos employés ou si vous êtes un employé cherchant à découvrir comment demander un remboursement des frais encourus lors de l’utilisation de votre véhicule, n’hésitez pas à consulter nos guides respectifs pour les employés et les employeurs. 

Vous devez tenir des journaux de bord distincts pour chacune de vos activités si vous êtes à la fois travailleur autonome et salarié. Si tel est le cas, nous vous recommandons de lire les deux guides.

Quoi qu’il en soit, vous devrez tenir un journal de bord précis sur vos kilomètres parcourus. Grâce à l’application de suivi du kilométrage de Driversnote, vous pouvez enregistrer plusieurs lieux de travail et créer des rapports distincts pour chacun d'entre eux. Ainsi, chaque kilomètre parcouru dans le cadre de votre travail est dûment documenté. 

Règles générales de déduction des frais de conduite pour les travailleurs autonomes au Canada

En tant que travailleur autonome, vous pouvez déduire les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule dans le cadre de votre activité professionnelle. Vous pouvez déduire toutes les dépenses liées à l’utilisation de votre véhicule si vous l’utilisez uniquement pour les besoins de votre entreprise. Vous pouvez déduire les dépenses liées à l’utilisation de votre véhicule personnel uniquement si vous utilisez ce dernier à la fois à des fins personnelles et professionnelles. Voici quelques exemples de conduite professionnelle :

• Rencontrer des clients et assister à des conférences
• Acheter le matériel nécessaire au fonctionnement de votre entreprise
• Faire des courses et autres commissions pour votre entreprise
• Rendre visite à des clients

Demande de déductions pour amortissement, location et intérêts pour votre véhicule

Dans le cadre des déductions pour amortissement, intérêts et location, RQ définit quatre types de véhicules principaux :

• Les véhicules à moteur
• Les voitures de tourisme
• Les voitures de tourisme zéro émission
• Les véhicules zéro émission

Apprenez-en plus sur les règles qui régissent la définition de votre type de véhicule.

Nous publierons bientôt un article sur les demandes de déductions pour amortissement, intérêts et location pour les travailleurs autonomes.

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Les documents que vous devez tenir pour vos déductions de kilométrage en tant que travailleur autonome

Vous avez le choix entre deux méthodes différentes pour demander un remboursement des dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule auprès de Revenu Québec : la tenue complète d’un journal de bord et la tenue simplifiée d’un journal de bord. Comme leur nom l’indique, vous devez tenir un journal de bord de votre conduite. Vous devez également conserver toutes les factures et tous les reçus relatifs à l’utilisation de votre véhicule tout au long de l’année.

Votre journal de bord doit contenir :

• La distance totale que vous avez parcourue au cours de l’année
• Le relevé de votre compteur kilométrique du début à la fin de l’année
• Une répartition de votre utilisation personnelle et professionnelle de votre véhicule

Pour chaque voyage effectué dans le cadre de votre travail, vous devez consigner ce qui suit :

• La date
• Le but du voyage
• La destination
• Les kilomètres parcourus

Les reçus et les factures

Les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule à moteur ne peuvent être déduites que si elles sont raisonnables et que vous disposez des reçus pour les appuyer. Selon RQ, les dépenses déductibles comprennent :

• Les coûts de licence et d’enregistrement
• Le carburant
• L’électricité (pour les véhicules zéro émission)
• Les assurances
• L’entretien et les réparations
• Les coûts de location
• Les intérêts sur les sommes empruntées pour acheter le véhicule à moteur

Si vous suivez la méthode de tenue de journal de bord complète, vous devez tenir un journal de bord pour chacune de vos années de conduite ainsi que tous les reçus liés à l’utilisation de votre véhicule.

Si vous suivez la méthode de tenue de journal de bord simplifiée, vous devez enregistrer une année de conduite pour établir une année de référence. Ensuite, vous pouvez utiliser un échantillon de 3 mois par année pour déterminer la déduction fiscale dont vous pouvez profiter pour les dépenses liées à l’utilisation de votre véhicule, si cet échantillon se situe dans les 10 % de votre année de référence. Vous devrez toujours conserver l’ensemble des reçus relatifs à l’utilisation de votre véhicule chaque année.

Comment calculer les dépenses liées à l’utilisation de votre véhicule que vous pouvez déduire auprès de Revenu Québec

Si vous connaissez les proportions de vos utilisations professionnelle et personnelle de votre véhicule personnel, vous serez en mesure de calculer le montant que vous pouvez demander pour les amortissements et les autres coûts d’utilisation de ce véhicule. Jetons un coup d’œil à ce court exemple :

Vous avez effectué dix voyages personnels, dont chacun faisait 20 km. Cela représente 200 kilomètres personnels (10 x 20 = 200).

Vous avez également effectué trois voyages d’affaires totalisant 200 kilomètres au cours de cette même période.

Divisez vos kilomètres parcourus dans le cadre de votre travail par le nombre total de kilomètres parcourus pour déterminer la part d’utilisation professionnelle de votre véhicule personnel. Dans notre exemple, vous avez utilisé votre véhicule dans le cadre de votre activité professionnelle 50 % du temps.

200 kilomètres personnels / 400 kilomètres au total = 0,5

Le calcul de la déduction de vos frais de conduite est maintenant simple : multipliez vos dépenses liées à l’utilisation de votre véhicule par la part de kilomètres parcourus dans le cadre de votre travail. Par exemple, si vous avez encouru 500 $ de dépenses, multipliez ce montant par la part de kilomètres parcourus dans le cadre de votre activité (0,5). Les dépenses liées à l’utilisation de votre véhicule que vous pouvez déduire s’élèvent à 250 $.

Consultez plus d’exemples pour comprendre comment calculer votre demande de remboursement auprès de Revenu Québec à l’aide des deux méthodes dans notre guide sur la façon de calculer votre demande de remboursement des frais de déplacement.

Vous devez conserver l’ensemble de vos documents

RQ exige que vous conserviez les documents relatifs à toutes les déductions des frais de déplacement pendant six ans à compter de la date de présentation de votre déclaration fiscale. Ainsi, si Revenu Québec vous demande de fournir des preuves pour appuyer vos demandes de déduction fiscale, vous aurez tout ce dont vous avez besoin sous la main.